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Come funziona Google Documenti?

Indice dei contenuti

Google Documenti: le risorse che non ti aspetti

Come ben sai, al giorno d’oggi è possibile trarre guadagno da e nel mondo del web.

Le opportunità sono molte e puoi sfruttare tutti quegli strumenti messi a disposizione dai Big della rete per gestire la documentazione inerente alla tua attività, i fogli di calcolo e le presentazioni in maniera semplice ed efficace, ma soprattutto condivisibile in tempo reale con i tuoi collaboratori. 

La piattaforma più utilizzata al giorno d’oggi, sia a livello personale che lavorativo, è senza dubbio Google Docs (Google Documenti in italiano), perché è un sistema semplice, intuitivo e soprattutto gratuito che ti consente di produrre al meglio i tuoi testi e condividerli con il tuo team

Andiamo a scoprire tutte le funzionalità di questo prezioso strumento, cui puoi accedere da ogni dispositivo e anche offline.

Google Documenti come funziona
Foto di sfondo creata da yanalya

Smart working non è mai stato così semplice

Il mondo del lavoro ha subito e sta subendo molteplici trasformazioni, e in tempi davvero rapidi; tutto ciò può spaventare e far pensare di non essere all’altezza. 

Niente di più sbagliato! La tecnologia e i continui miglioramenti delle reti e dei servizi ha fatto e farà sempre di più la differenza. 

Puoi imparare le nuove metodologie facilmente e immetterti in un mondo colmo di opportunità. 

Vi sono molteplici nuove figure professionali ricercate e puoi metterti o rimetterti in gioco creando il tuo blog, il tuo sito, vendere online (anche dropshipping, ovvero senza necessariamente possedere un proprio magazzino merci) fornire beni e servizi, e persino programmare eventi. 

Tutto questo servendoti degli strumenti più innovativi e sfruttando la possibilità della condivisione in tempo reale di qualsiasi tipologia di documenti, appoggiandoti ad esempio a Google Drive, che è il sistema di cloud storaging, sempre gratuito, di Google.

Google Docs, l’evoluzione di Word online

Ti è mai capitato di scrivere una lettera, redigere un report o una semplice comunicazione con il famoso programma Word, inviarlo via mail ai tuoi collaboratori e poi ricevere decine di risposte in cui ti veniva detto che il file non era compatibile? 

Che la formattazione era saltata? Che il file non si apriva proprio? Quanto tempo hai perso a inviare nuovamente il documento, cercando soluzioni “artigianali” per risolvere i problemi? 

Sicuramente è stata una perdita di energie, risorse e di conseguenza denaro

Con le applicazioni fornite da Google puoi importare, creare, modificare e aggiornare documenti, presentazioni e fogli di calcolo, avendo a disposizione proprio come in Word tanti tipi di carattere e di formati, la possibilità di inserire formule, elenchi, tabelle e immagini ma con il vantaggio di poter condividere i tuoi testi con le persone che vuoi in tempo reale e chiedere o proporre suggerimenti, fare osservazioni o correggere, salvando il lavoro in maniera automatica ad ogni modifica e potendo accedere alla cronologia dei salvataggi in ogni momento.

È possibile gestire qualunque tipo di documento: dai preventivi alle fatture, dagli appunti personali ai documenti di progetti. 

Puoi dimenticarti di chiavette, dischi esterni e sincronizzazioni: se devi andare a trovare un tuo cliente, non devi ricordarti quel preventivo cartaceo o quel prospetto da presentargli. 

Come funziona Google Documenti?

Per utilizzare il software google documenti è sufficiente avere un account Google attivo e accedere alle funzionalità presenti nella griglia posta in alto a destra della homepage: lì vi sono le icone di tutte le applicazioni messe a disposizione gratuitamente da Google. 

Cliccando sull’icona “documenti” si apre l’applicazione: possiamo definirla una sorta di versione semplificata rispetto a Word di Microsoft che permette di scrivere qualunque tipo di testo, con qualche funzionalità leggermente diversa ma molto più semplice da utilizzare; inoltre ha alcuni vantaggi molto interessanti che adesso andiamo a conoscere nel dettaglio.

A tua disposizione c’è una guida gratuita creata apposta per spiegarti approfonditamente le funzionalità di questo fantastico servizio. Il link lo trovi nella sezione corsi oppure in evidenzia in questa pagina.

Google Docs pagina principale
Google Documenti pagina principale

Titolo documento, salvataggio automatico, funzionalità

Appena selezionato dalle funzioni “nuovo documento” puoi assegnargli un titolo e da quel momento il salvataggio avviene in automatico nel drive. Puoi anche importare un documento da Word e convertirlo in questo nuovo formato. 

Questo software è un word processor, quindi puoi scrivere dei testi, puoi aggiungere immagini e grafici, puoi inserire collegamenti ipertestuali a siti web o a video su youtube utilizzando il menù “inserisci”. 

Tutte le caratteristiche di word processing come Word sono presenti, e quindi puoi cambiare il formato, il tipo di carattere, la giustificazione del testo, l’interlinea, lo stile del paragrafo, e anche creare colonne di testo, elenchi puntati e numerati eccetera. 

Il sistema è intuitivo e in alto nella barra delle funzionalità puoi trovare tutti i vari menù a tendina, esattamente come in Word. 

Anche l’inserimento delle immagini avviene in diverse modalità: puoi caricarle dalla tua memoria interna oppure puoi inserirle effettuando la ricerca sul web; puoi anche caricare immagini che hai precedentemente salvato nel tuo Google Drive, o caricarle mettendo direttamente l’url (l’indirizzo web di un sito internet). 

Le immagini possono essere modificate, ritagliate e inserite all’interno del testo. Allo stesso modo è possibile inserire anche dei disegni; questi sono molto semplici da eseguire, dispongono di molteplici menù e funzioni e possono essere utilizzati per creare ad esempio delle efficaci mappe concettuali.

Condivisione in tempo reale

La funzione più interessante di Google Documenti è la possibilità di condividere i contenuti con chi desideri. 

Nel momento in cui metti in condivisione con i tuoi colleghi i testi o le slide, tu puoi associare a ciascuno di loro una serie di permessi: puoi dare la possibilità di modificare e/o cancellare, puoi far commentare o lasciar inserire dei suggerimenti oppure puoi permettere solo la funzione di visualizzazione. 

Una volta che il collaboratore è stato invitato (via mail) e partecipa alla condivisione, compare un’icona con il suo nome. La comodità di questo software è che ti permette di lavorare in due o più persone contemporaneamente sullo stesso documento, da qualsiasi dispositivo mobile. 

A questo proposito vi è un’altra funzionalità molto comoda (che si può attivare solamente utilizzando Chrome però) che è quella della digitazione vocale: in pratica si seleziona la modalità specifica e ciò che viene detto attraverso il dispositivo scrive in automatico sul foglio di lavoro. 

Tutti gli interventi fatti, come i suggerimenti, i commenti, gli inserimenti vocali eccetera, una volta arrivati a conclusione non vengono più visualizzati nel testo: si tolgono attraverso la funzione “risolto”, anche se nella cronologia dei vari salvataggi puoi trovare tutto ciò che è stato fatto. 

Naturalmente vi sono molte altre funzioni e possibilità e il sistema intuitivo del menù a tendina è facile da utilizzare e da esplorare per trovare tutto ciò che ti serve.

Formati supportati Google Documenti

I documenti realizzati con Google Documenti possono essere memorizzati, condivisi, richiamati esattamente come ogni altro documento, e inoltre possono essere salvati in varie tipologie di formato ovvero come documento PDF, Word, pagina web, e addirittura in formato e-pub

Ovviamente Google Doc è compatibile con tutti i formati che ti servono: Power Point ed Excel, Open Document, StarOffice, file con estensione .rtf e .txt

Si può quindi affermare senza ombra di dubbio che è un concorrente davvero competitivo al classico Office Online.

Google Documenti formati supportati
Google Documenti formati supportati

Lavori anche offline

Se la tua paura è quella di non poter lavorare quando ti trovi momentaneamente senza connessione, sappi che Big G ha pensato anche a questo: con Google Documenti puoi operare su un documento anche in modalità offline

È necessario utilizzare come browser Chrome e accedere al menù delle impostazioni: c’è un apposita sezione da spuntare per sincronizzare i file in modo da poterci lavorare, appunto, offline.

Componenti aggiuntivi Google Documenti

Adesso che hai scoperto la facilità di utilizzo e le innumerevoli possibilità di Google Documenti sia per uso personale che lavorativo, devi sapere che esistono anche molti add-on che puoi installare, così da sfruttare altre preziose risorse. 

  • Styles ti regala 20 layout di documenti già pronti che variano dagli stili professionali per report a modelli più leggeri e meno formali. 
  • MindMeister ad esempio ti permette di trasformare gli elenchi puntati in mappe mentali.
  • Remove Line Breaks o Text Cleaner sono utilissime funzionalità che ti eliminano le fastidiose interruzioni di linea, che puoi trovare ad esempio quando importi un file PDF.

Ve ne sono davvero molte, e se hai necessità di mantenere invisibile una parte del testo mentre lo condividi con i colleghi esiste DocSecrets, che ti consente di scegliere una parte di testo e renderla privata semplicemente dopo averla selezionata e digitato una password.

Google Documenti è, in sintesi, la nuova frontiera dello smart working. 

Una suite potente, versatile e dotata di tantissime funzionalità anche solamente nella versione free. Naturalmente puoi passare in qualunque momento alla versione professionale: sarà un ottimo investimento perché ti permetterà di accedere a strumenti ancora più specifici e dedicati.

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